Dokumenten-Management

Profitieren Sie von einem
professionellen
Dokumentenmanagementsystem.

Die Herausforderung

Aus eigener Erfahrung kennen wir die Herausforderungen der Aufbewahrung und Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten, die wir nicht nur für uns, sondern auch für Sie einfacher und damit zeitsparender machen wollen!

Dafür bieten wir Ihnen ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie alle elektronischen Dokumente, wie beispielsweis Belege, Kontoauszüge oder Rechnungen, einfach einordnen und ordnungsgemäß archivieren können.

Neue Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten steuerlich relevanter Dokumente

Die neuen GoBDs (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten bereits seit dem 01. Januar 2017, werden jedoch von vielen Unternehmen nach wie vor häufig nicht eingehalten oder im Alltagsgeschäft schlicht und einfach vergessen. Finanzämter prüfen Belege jedoch sehr genau, weshalb eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Rechnungen stärker in den Fokus rücken sollte, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Im Rahmen der neuen GoBDs müssen Sie nun folgendes beachten, …

wenn Sie nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeiten:

1.

Alle steuerlich relevanten Dokumente (Kontoauszüge, Rechnungen, PDF-Dateien usw.) müssen im Original aufbewahrt werden. Einzige Ausnahme bilden Papierdokumente, welche eingescannt wurden und das Original weggeworfen werden durfte.

2.

Die Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Das heißt:

Wer nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, benötigt ein elektronisches Archiv, welches den Anforderungen der GoBDs erfüllt. Alle Dokumente müssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) vollständig, jederzeit abrufbar, vollständig lesbar und maschinell aufbewahrt werden.

Für steuerlich aufzubewahrende Dokumente kann das Archivierungsmedium deshalb nicht frei gewählt werden, weshalb Sie mit einem professionellen Dokumentenmanagementsystem immer gut beraten sind.

Sprechen Sie uns an, wir sind gern für Sie da!