Elektronische Rechnungen richtig aufbewahren und archivieren!

Elektronische Rechnungen richtig aufbewahren und archivieren!

Für elektronische Rechnungen gelten strenge Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten, die jedoch von Unternehmen häufig nicht eingehalten werden oder im Alltagsgeschäft schlicht und einfach untergehen. Finanzämter prüfen Belege jedoch sehr genau, weshalb eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Rechnungen stärker in den Fokus rücken sollte, um mögliche Sanktionen zu vermeiden.

 

Aufbewahrungspflichten von elektronischen Rechnungen

Sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen gelten grundsätzlich dieselben Aufbewahrungspflichten. Konkret heißt das: Auch elektronische Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist sind die Belege außerdem zu archivieren.

Folgende Grundsätze sollten bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden:

  • die Buchführung muss ordnungsgemäß geführt werden
  • Möglichkeit auf Datenzugriff
  • digitale Belege müssen überprüfbar sein

 

Format elektronischer Rechnungen nicht verändern

 Das Format elektronische Rechnungen darf bei der Archivierung nicht verändert werden. Das heißt, sie müssen so archiviert werden, wie sie eingegangen sind. Während der Aufbewahrungsfrist müssen sie zudem jederzeit gut lesbar und maschinell auswertbar sein.

Achtung: Sollten Sie elektronische Rechnungen in Ihr betriebsinternes Format umwandeln, müssen Sie beide Dateien miteinander verknüpfen und gemeinsam archivieren.

 

Elektronische Rechnungen zwingend elektronisch archivieren

Für die steuerlich aufzubewahrenden Dokumente kann das Archivierungsmedium nicht frei gewählt werden, weshalb elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch archiviert werden müssen. Demnach reicht es nicht aus, Ihre Rechnungen auszudrucken und diese einzig in Papierform abzuheften!

 

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 Aus eigener Erfahrung kennen wir die Herausforderungen der elektronischen Aufbewahrung und Archivierung, die wir nicht nur für uns, sondern auch für Sie einfacher und damit zeitsparender machen wollten! Deshalb haben wir ein Dokumentenmanagementsystem für Sie entwickelt, mit dem Sie alle elektronischen Dokumente simpel einordnen und ordnungsgemäß  archivieren können.

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Ihr Team von w3u.one